Stellst du dir auch die Frage, warum die Wahl der richtigen Kassensoftware über den Erfolg deiner Gastronomie oder deines Einzelhandels entscheiden kann? In einer Zeit, in der Kassensysteme nicht nur einfache Zahlungsmethoden bieten, sondern auch komplexe Funktionen zur Effizienzsteigerung, ist es unerlässlich, sich mit den besten Lösungen wie orderbird und ready2order auseinanderzusetzen. Eine moderne Kassensoftware sollte nicht nur den täglichen Zahlungsverkehr abwickeln, sondern auch zahlreiche Zusatzfunktionen bieten, die dir helfen, deinen Umsatz zu maximieren und den Kundenservice zu verbessern.
Doch was macht eine Kassensoftware wirklich ideal für dein Geschäft? Ist es die Benutzerfreundlichkeit, die Vielfalt der Integrationsmöglichkeiten oder die Erfüllung rechtlicher Anforderungen? In diesem Artikel werden wir die verschiedenen Kassensysteme für Gastronomie und Einzelhandel analysieren, damit du die beste Entscheidung für dein Unternehmen treffen kannst. Dabei werden wir Anbieter wie enforePOS, PosBill Phoenix Pro und helloCash betrachten und dir hilfreiche Einblicke in die jeweiligen Funktionen geben.
Einführung in Kassensoftware für den Einzelhandel
Kassensoftware für den Einzelhandel spielt eine zentrale Rolle bei der effizienten Abwicklung von Verkaufsprozessen. Sie unterstützt Händler dabei, ihre Lagerverwaltung, Preisgestaltung und Kundenkommunikation zu optimieren. Besonders cloud-basierte Systeme bieten einen erheblichen Vorteil, da sie ortsunabhängig zugänglich sind und regelmäßige Updates erhalten.
Ein weiteres Highlight dieser Systeme sind die kiosk-systeme, die speziell für den Kundenkontakt entwickelt wurden. Sie erlauben eine einfache und schnelle Zahlungsabwicklung, sei es durch Kartenzahlung mit EFT-Integration, mobiles Bezahlen mit dem Smartphone oder klassische Barzahlung. Viele Softwarelösungen integrieren auch Gutscheinkarten und Kundenkarten in den bestehenden Workflow.
Die Software ermöglicht es Händlern, Artikel und Coupons mithilfe von Scannern zu erfassen, während Leergutautomaten und Waagen zur Unterstützung der Verkaufsprozesse beitragen. Exakte Abrechnungen durch Plausibilitätsprüfungen erhöhen die Transparenz und Sicherheit. Zudem erfolgt die Verbuchung via Schnittstelle in FiBu, was den administrativen Aufwand reduziert.
PosSoft bietet drei Ausführungen seiner Kassensoftware an: Light, Standard und Professional. Jedes Modell richtet sich an unterschiedliche Bedürfnisse von Einzelhändlern, mit Preisen ab €419 für die Light-Version bis hin zu €649 für die professionelle Lösung. Die Professional-Version ermöglicht den Zugang zu erweiterten Funktionen wie Barcode-Scannern, Netzwerkanbindungen und Kundenbindungssystemen.
Zusätzliche Module wie die Zeiterfassung, das Kassenbuch und DATEV FiBu können hinzugefügt werden, um die Software an spezifische Anforderungen anzupassen. PosSoft gewährleistet die Einhaltung der KassenSichV 2020 Standards und bietet eine benutzerfreundliche Oberfläche, inklusive individueller Berichterstattung und GoBD-Konformität.
Die kostenlose Testphase von 30 Tagen im eigenen Geschäft erlaubt es, die Software risikofrei auszuprobieren. Die Möglichkeit des Transfers von der Testversion zur gekauften Version ohne Datenverlust ist ein weiterer Pluspunkt.
Die wichtigsten Funktionen von Kassensoftware
Die Auswahl der passenden Kassensoftware kann entscheidend für den Erfolg eines Unternehmens sein. Die grundlegenden kassensoftware funktionen sollten den Anforderungen der Branche gerecht werden und eine effiziente Nutzung ermöglichen. Hier sind einige der wichtigsten Merkmale aufgeführt:
Grundlegende Kassierfunktionen
Eine hochwertige Kassensoftware bietet eine Vielzahl an Funktionen, die einen reibungslosen Ablauf an der Kasse garantieren. Zu den grundlegenden kassensoftware funktionen zählen:
- Unterstützung sämtlicher bezahlmethoden, einschließlich Kreditkarten und mobile Zahlungen.
- Effiziente Verarbeitung von Retouren und Rückerstattungen.
- Erstellung von Tagesabschlussberichten für eine klare finanzielle Übersicht.
- Schnelle Produktauswahl durch Barcode-Scannen oder Produktsuche.
- Verknüpfung von Transaktionen mit Kundenprofilen zur besseren kundenverwaltung.
Integrationen und spezifische Features
Die Flexibilität von Kassensoftware wird durch verschiedene Integrationen und zusätzliche Funktionen erhöht. Dies sind einige relevante Aspekte:
- Anbindung an Warenwirtschaftssysteme für optimierte Lagerverwaltung und Bestandsverfolgung.
- CRM-Funktionen zur Pflege von Kundenbeziehungen und zur Durchführung von Rabattaktionen.
- Reporting-Tools, die Echtzeitdaten zu Verkauf und Beständen bereitstellen.
- Möglichkeiten zur Individualisierung der Software, um den speziellen Anforderungen verschiedener Branchen gerecht zu werden.
- Kompatibilität mit Peripheriegeräten wie Kassenschubladen, Bondruckern und Barcodescannern.
Benutzerfreundlichkeit der Kassensoftware
Die Benutzerfreundlichkeit steht im Fokus bei der Auswahl von Kassensoftware. Besonders wichtig sind Systeme, die eine einfache Intuitive Bedienung bieten und es ermöglichen, dass du dich schnell zurechtfindest. Anbieter wie TaylorCom zeichnen sich durch benutzerfreundliche Funktionalitäten aus, die es dir erlauben, effizienter zu arbeiten und somit den Arbeitsalltag zu erleichtern.
Ein weiterer Pluspunkt ist die Möglichkeit, Testversionen der Kassensoftware auszuprobieren. So kannst du die Software vor dem Kauf testen und herausfinden, ob sie deinen Anforderungen gerecht wird. Die einfache Installation und Einrichtung von TaylorCom und QuickKasse kommen vielen Nutzern entgegen, da keine umfangreichen Fachkenntnisse erforderlich sind.
Die Softwarelösungen bieten eine umfassende Integration verschiedener Systeme wie Warenwirtschaft, Lagerverwaltung und Zeiterfassung. Besonderes Augenmerk liegt auf den individuellen Anpassungsmöglichkeiten, die die Software für verschiedene Branchen, einschließlich der Gastronomie, nutzbar machen. Die intuitive Bedienung sorgt dafür, dass selbst neue Mitarbeiter schnell eingearbeitet werden können.
Mit regelmäßigen Updates und der Konformität zu gesetzlichen Vorgaben bleibt die Kassensoftware zukunftssicher. Die Systeme unterstützen zudem Fernwartung, was eine schnelle Problembehebung ermöglicht. Solch eine benutzerfreundliche Kassensoftware senkt nicht nur die Einarbeitungszeit, sondern verbessert auch das Einkaufserlebnis durch schnelle und reibungslose Abläufe.
„Eine Kassensoftware sollte nicht nur sicher und datenschutzkonform agieren, sondern auch regelmäßig aktualisiert werden.“
Moderne Kassensysteme wie helloCash bieten zudem plattformunabhängige Lösungen, die auf jedem Gerät genutzt werden können. Ein schlichtes Design verbessert das Einkaufserlebnis und schafft eine angenehme Atmosphäre für die Kunden.
Kundenbindung durch Kassensysteme
Ein effektives kundenbindung kassensystem ist der Schlüssel zur langfristigen Loyalität deiner Kunden. Systeme wie die „CSO Card“ ermöglichen nicht nur einfache Transaktionen, sondern unterstützen auch umfassende treueprogramme durch verschiedene Funktionen wie Punkte, Stempelkarten und Gutscheine.
Diese Kassensysteme arbeiten filialübergreifend und sind für alle Filialgrößen geeignet. Die Echtzeitverarbeitung und Hochverfügbarkeit der Kundendaten sorgen dafür, dass Informationen stets abrufbar sind und nahtlos synchronisiert werden, auch im Offlinebetrieb.
Die Nutzung individueller Kundenkarten, die mit Barcode, QR-Code oder RFID-Tags ausgestattet sind, sorgt dafür, dass Kunden umsatzbasierte Promotionspunkte verdienen können. Stempelkarten belohnen treue Käufer mit Stempeln, während Gutscheine entweder vorgedruckt oder direkt an der Kasse ausgegeben werden.
Mit crm funktionen in Kassensystemen gelingt es Unternehmen, spezifische Rabatte und Preise festzulegen, die auf die Bedürfnisse der Kunden sowie auf Promotionskampagnen zugeschnitten sind. Diese Personalisierung stärkt die Bindung und optimiert die Ansprache deiner Zielgruppe.
Ein moderner Ansatz zur Kundenbindung findet sich in der Software drs//LOY. Sie ermöglicht vielseitige Loyalitätsmanagementfunktionen wie Kundenkarten, Gutscheine und spezielle Aktionen. Dadurch können Betriebe ihren Kunden kanalübergreifend Angebote unterbreiten und die Kundenbindung nachhaltig fördern.
Die Einführung eines wirkungsvollen Kassensystems mit CRM-Funktionalitäten kann nicht nur die Effizienz steigern, sondern auch die Beziehung zu den Kunden stärken, was sich letztlich in wiederkehrenden Geschäften niederschlägt.
Top Anbieter von Kassensoftware für Gastronomie und Einzelhandel
In Deutschland bietet der Markt zahlreiche kassensoftware anbieter, die sich auf die speziellen Anforderungen der Gastronomie und des Einzelhandels konzentrieren. Zu den bekanntesten gehören orderbird und ready2order, die iPad-basierte Lösungen anbeiten, ideal für die Nutzung in Restaurants und Cafés. enforePOS hingegen hat sich als vielseitige Option für mehrere Branchen etabliert.
Bei der Auswahl eines Anbieters spielen verschiedene Faktoren eine Rolle, darunter die Preise, die Funktionen und der Support. Hier sind einige Beispiele für die monatlichen Preise führender Anbieter:
| Anbieter | Preisspanne (pro Monat) | Besondere Merkmale |
| orderbird | ab 69,00 € | iPad-System für Gastronomie, anpassbare Lösungen |
| ready2order | ab 32,90 € | Kompatibel mit verschiedenen Hardwarelösungen, flexibles Setup |
| enforePOS | ab 39,00 € | Unterstützt bis zu 3 Zahlungsanbieter, mobile Bestellungen |
| sonstige Anbieter | ab 19,00 € | Integration mit Online-Shops und Marktplätzen |
Die monatlichen Preise variieren je nach Anbieter und gewählten Funktionen, wobei einige Lösungen bereits ab 0,00 € beginnen, sofern sie auf Android-Basis arbeiten. Ein wichtiger Punkt bei der Implementierung von Kassensoftware ist die Einhaltung der Kassensicherungs-Verordnung (KassenSichV), die seit dem 1. Januar 2020 in Kraft ist. Alle genannten Anbieter bieten Lösungen, um steuerlichen Anforderungen gerecht zu werden.
Die Integration von Kartenlesegeräten ermöglicht die problemlose Zahlungsabwicklung. Anbieter wie PAYONE und Zettle bieten mobile Zahlungsoptionen, die insbesondere in der Gastronomie von Bedeutung sind. Es ist ratsam, Anbieter auszuwählen, die umfassenden Support, z.B. per E-Mail, Telefon oder Chat, bieten und unterschiedliche Zahlungsarten akzeptieren.
Rechtliche Anforderungen an Kassensoftware
Die Wahl der richtigen Kassensoftware geht über Funktionalitäten hinaus; sie muss auch den rechtlichen Anforderungen kassensoftware entsprechen, um im Markt erfolgreich agieren zu können. Ein zentraler Aspekt ist die GoBD-Konformität, die festlegt, dass elektronische Aufzeichnungen ordnungsgemäß geführt und gespeichert werden müssen. Dies bedeutet, dass alle Daten so archiviert werden, dass sie für das Finanzamt jederzeit nachvollziehbar sind.
Ein weiterer wichtiger Punkt ist die Kassensicherungsverordnung, die verlangt, dass alle Kassensysteme eine technische Sicherheitseinrichtung (TSE) integrieren müssen. Mit der TSE wird sichergestellt, dass alle Belege fälschungssicher erstellt und aufbewahrt werden. Die Regelungen dieser Verordnung haben sich zuletzt am 10. August 2021 geändert, wodurch neue Herausforderungen für viele Einzelhändler und Gaststätten entstanden sind.
Zusätzlich gilt die Kassenmeldepflicht ab dem 1. Januar 2025; alle Kassen, die vor dem 1. Juli 2025 angeschafft wurden, müssen bis zum 31. Juli 2025 angemeldet werden. Einhaltung dieser Vorschriften ist entscheidend, um mögliche rechtliche Konsequenzen zu vermeiden und dein Geschäft vor ungewollten Strafen zu schützen.
