Unbezahlte Überstunden, Fehler in der Berechnung und andere Probleme gehören der Vergangenheit an, wenn Unternehmen für ihre Mitarbeiter eine digitale Möglichkeit zur Arbeitszeiterfassung zur Verfügung stellen. Hier alles zu den Vorteilen für Arbeitnehmer und Arbeitgeber.
Arbeitszeiten korrekt erfassen dank digitaler Systeme
Stechuhren, wie man sie von früher kennt, gehören immer häufiger der Vergangenheit an. Statt beim Arbeitgeber Stundenzettel einzureichen oder unübersichtliche Excel-Tabellen auszufüllen, gehen immer mehr Arbeitgeber dazu über, moderne Zeiterfassungssysteme zu nutzen. Diese haben für Unternehmen und Arbeitnehmer gleichermaßen Vorteile und sind nach einer sehr kurzen Einarbeitung leicht zu handhaben.
Alle Zeiten mit einem cleveren Tool erfassen
Ein Zeiterfassungsprogramm ist eine ideale Lösung zur Erfassung aller Arbeitszeiten der Mitarbeiter und für kleine bis große Unternehmen geeignet. Die Eingabe der Arbeitszeiten funktioniert dabei ganz einfach über mobile Geräte oder am PC, je nachdem, was das Unternehmen seinen Mitarbeitern zur Verfügung stellt. Der große Vorteil liegt hier in der Zeitersparnis für alle, die mit dem Tool arbeiten. Einmal eingegeben, sind die Zahlen zu den geleisteten Stunden für viele Zwecke auswertbar. Etwa für die Erstellung von Lohnzetteln, als Basis für die Planung und Angebotserstellung für Projekte, für die Personalplanung und den besseren Überblick über Fehlzeiten, Überstunden und Urlaubstage. Sind alle Daten korrekt eingegeben, werden viele Berechnungen automatisiert erstellt, wodurch die Lohnbuchhaltung und andere Abteilungen enorm entlastet werden. Fehler kommen dadurch seltener vor als bei der manuellen Erfassung von Stunden. Ebenfalls leichter fällt die Kommunikation zwischen Mensch und System. Lohnzettel können etwa nach der Erstellung direkt im System abgerufen und auf den eigenen Endgeräten gespeichert werden. Papierbriefe mit Lohnzetteln am Monatsende sind damit unnötig.
Dank Modularität für jedes Unternehmen anpassbar
Da die Anforderungen an ein Zeiterfassungstool je nach Unternehmen unterschiedlich ausfallen, lässt sich ein modernes Zeiterfassungstool individuell und modular an diese Bedürfnisse anpassen. Die Funktionen sind nach Belieben skalierbar (z. B. Zutrittskontrolle, Personalplanung, Lohnabrechnung, etc.) und somit auch bei steigenden Anforderungen und wachsenden Unternehmen immer wieder erweiterbar.
Tipp: In regelmäßigen Abständen ist eine Überprüfung sinnvoll, ob der Funktionsumfang der Zeiterfassungssoftware noch zum Unternehmen passt oder eventuell reduziert oder erweitert werden muss.
Weniger Überstunden für eine besser Worklife-Balance
Wenn Arbeitgeber und Arbeitnehmer ihre Stunden genau im Blick haben und täglich eintragen, fällt es deutlich schneller auf, wenn sich auf dem Arbeitszeitkonto zu viele Überstunden ansammeln. Diese zeitnah abzubauen und Mitarbeiter nicht zu überfordern, kann für eine gute Work-Life-Balance und die Gesundheit der Mitarbeiter im Unternehmen entscheidend sein. So fallen keine Stunden mehr unter den Tisch, sondern werden korrekt in Freizeit oder Geld ausgeglichen. Langfristig lässt sich die Personalplanung auch besser am tatsächlichen Bedarf ausrichten, wenn alle Stunden genau aufgezeichnet werden und digitale Zeiterfassungssysteme auf einen Blick einsehbar sind.
Ideal auch für moderne Arbeitszeitmodelle
Ob Minijob, Teilzeit, Vollzeit, mobile Einsätze oder ein Hybridmodell aus Homeoffice und Präsenz – mit einem Zeiterfassungstool behalten Unternehmen stets den Überblick, tarifliche Bestimmungen lassen sich dadurch leichter einhalten. Wer sich Urlaub nehmen will, kann den Antrag auch über das Zeiterfassungstool einreichen. Die Genehmigung erfolgt dann oft deutlich schneller. Auch die Schichtplanung, der digitale Schichttausch oder andere Bereiche zur Arbeitsorganisation sind modernen Zeiterfassungssystemen leichter zu handhaben.
